Integritetspolicy för lag

INTEGRITETSPOLICY SPELOMBUD

Folkspel Ideell Förening, org.nr. 802405-2063, Box 5, 433 21 Partille (”Folkspel”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som du lämnar till oss och som vi kan komma att hämta in från tredje part. Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med gällande lag, inklusive Dataskyddsförordningen, och arbetar aktivt med att skydda dina personuppgifter genom att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder.

1. VILKA PERSONER SOM VI BEHANDLAR PERSONUPPGIFTER OM

Vi behandlar personuppgifter om följande kategorier av personer:

Förenings- eller lagadministratör – du som representerar en förening (innefattande kontaktperson för ett specifikt idrottslag) som har ingått avtal med Folkspel om försäljning av Folkspels lotter. Se närmare om vår behandling av personuppgifter om dig som förenings- eller lagadministratör i avsnitt 2.
Företrädare för kommersiella spelombud – du som företräder ett företag som har ingått avtal med Folkspel om försäljning av Folkspels lotter. Se närmare om vår behandling av personuppgifter om dig som företrädare för ett kommersiellt spelombud i avsnitt 3.

Vi kan komma att ta emot e-post och annan korrespondens som innehåller personuppgifter om tredje part och behandlar därför sådana personuppgifter. Om så krävs kommer vi att informera dig som tredje part om behandlingen.

2. VÅR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OM DIG SOM FÖRENINGS- ELLER LAGADMINISTRATÖR

2.1 Vilka personuppgifter vi behandlar om dig

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter om dig:

Kontaktuppgifter och identifiering – namn, personnummer eller annan identifieringsuppgift, adress, e-postadress, telefonnummer, förenings- och lagtillhörighet m.m.
Dokumentation/Korrespondens – e-postkorrespondens, mötes- och minnesanteckningar, beställningar, redovisning av returer respektive vinstinlösen, räkenskapsinformation m.m.

2.2 Varför, enligt vilken laglig grund och hur länge vi behandlar dina personuppgifter

För ingående och administration av avtal med förening samt leverans/retur av lotter m.m.

Vi behandlar dina kontaktuppgifter, identifieringsuppgifter samt dokumentation/korrespondens för att kunna ingå, administrera och hantera avtalet mellan oss och den förening du representerar, för att leverera beställda lotter, möjliggöra försäljning i digitala kanaler, hantera returer och vinstinlösen samt för att i övrigt fullgöra våra åtaganden gentemot din förening. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna fullgöra våra avtalsförpliktelser gentemot den förening du representerar och i övrigt hantera avtalsrelationen, samt att den är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser enligt spellagstiftningen. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet. Om du inte lämnar nämnda personuppgifter till oss finns det risk att vi inte kommer att kunna ingå, administrera och hantera ett avtal med den förening du representerar eller fullgöra våra förpliktelser enligt lag, föreskrift eller spellicens.

Vi behandlar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att fullgöra avtalet med den förening du representerar.

Ombudsportal

Vi kommer att behandla dina kontaktuppgifter samt identifieringsuppgifter för att ge tillgång till vår ombudsportal. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna administrera samt underlätta försäljningen för, samt fullgörandet av vårt avtal med, den förening som du företräder. Detta betyder att vårt intresse av att behandla dina personuppgifter som företrädare för din förening går före ditt intresse av att skydda din personliga integritet.
Personuppgifter som vi behandlar för att kunna ge tillgång till ombudsportalen behandlas så länge du agerar som förenings- eller lagadministratör.

För marknadsföring och information

Vi behandlar dina kontaktuppgifter, ej personnummer, för att skicka marknadsföring och information om produkter som föreningen eller laget du representerar kan sälja samt hur produkterna ska hanteras. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse att kunna marknadsföra och informera om våra produkter till föreningar som försäljer våra produkter. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för marknadsföringsändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.
Vi behandlar dina kontaktuppgifter för att skicka marknadsföring och information under tiden du representerar föreningen och som längst i upp till ett år efter att vårt avtal med din förening har upphört.

För bokföring och andra rättsliga förpliktelser

Vi behandlar samtliga dina personuppgifter som utgör räkenskapsinformation enligt bokföringslagen för bokföringsändamål. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser avseende bokföring.

Vi behandlar även dina personuppgifter för att fullgöra andra rättsliga förpliktelser som åligger oss, såsom för åtgärder under spellagstiftningen och spellicens meddelade med stöd av denna samt åtgärder för kundkännedom m.m. enligt penningtvättslagstiftningen. Dessa rättsliga förpliktelser utgör laglig grund för vår respektive personuppgiftsbehandling.

Personuppgifter som vi behandlar för att fullgöra våra förpliktelser enligt spellagstiftningen samt vår spellicens kommer att sparas under licensperioden, vilken är till och med den 30 september 2024 samt eventuellt även därefter. Personuppgifter som vi behandlar för bokföringsändamål kommer att behandlas i sju år från utgången av det kalenderår då det räkenskapsår till vilket aktuell transaktion hör avslutades. Personuppgifter som vi behandlar för att fullgöra våra förpliktelser enligt penningtvättlagstiftningen sparas i minst fem och max tio år från insamlandet.

För att kunna genomföra eventuella omstruktureringar

Vi kan komma att behandla samtliga i denna integritetspolicy angivna personuppgifter om det blir nödvändigt för att vi ska kunna vidta de åtgärder som krävs om hela eller del(ar) av vår verksamhet behöver omorganiseras, expanderas eller avyttras. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse att kunna vidta de åtgärder som krävs om hela eller del(ar) av vår verksamhet behöver omorganiseras, expanderas eller avyttras. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för nämnda ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.

Personuppgifter som vi behandlar för att genomföra eventuella omstruktureringar, omorganisationer eller avyttringar behandlas i enlighet med den längsta gallringstid som gäller för övriga ändamål för vilka uppgifterna behandlas.

För att tillvarata Folkspels intressen vid eventuella rättsliga anspråk, förelägganden och myndighetsförfrågningar

Vi kan komma att behandla samtliga i denna integritetspolicy angivna personuppgifter när så är nödvändigt för att vi ska kunna agera mot otillbörliga ageranden hänförliga till den förening du representerar samt därutöver för att kunna säkerställa tillvaratagandet av våra rättigheter i förhållande till tredje part (dvs. framställa/försvara eventuella krav). Vi kan även komma att behandla samtliga i denna integritetspolicy angivna personuppgifter när det behövs för att kunna besvara och bemöta förelägganden och övriga myndighetsförfrågningar. Den lagliga grunden för vår behandling är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna tillvarata våra intressen vid eventuella rättsliga anspråk, förelägganden och myndighetsförfrågningar. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för nämnda ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna tillvarata våra intressen vid eventuella rättsliga anspråk i enlighet med den längsta gallringstid som gäller för övriga ändamål för vilka uppgifterna behandlas, såvida det inte föreligger risk för en eventuell tvist då uppgifterna behandlas fram till dess att de inte längre behövs för att säkerställa våra rättigheter/tvisten har avgjorts.

3. VÅR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER OM DIG SOM FÖRETRÄDARE FÖR KOMMERSIELLT SPELOMBUD

3.1 Vilka personuppgifter vi behandlar om dig

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter om dig:

Kontaktuppgifter och identifiering – namn, personnummer eller annan identifieringsuppgift, adress, e-postadress, telefonnummer, titel, uppgift om företaget du representerar m.m.
Dokumentation/Korrespondens – e-postkorrespondens, mötes- och minnesanteckningar, beställningar, redovisning av returer respektive vinstinlösen, räkenskapsinformation m.m.

3.2 Varför, enligt vilken laglig grund och hur länge vi behandlar dina personuppgifter

För ingående och administration av avtal med företaget samt leverans/retur av lotter m.m.

Vi behandlar dina kontaktuppgifter, identifieringsuppgifter samt dokumentation/korrespondens för att kunna administrera och hantera avtalet mellan oss och företaget du representerar, för att leverera beställda lotter, hantera returer och vinstinlösen samt för att i övrigt fullgöra våra åtaganden gentemot företaget. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna fullgöra våra avtalsförpliktelser gentemot företaget och i övrigt hantera avtalsrelationen, samt att den är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser enligt spellagstiftningen. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för detta ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet. Om du inte lämnar nämnda personuppgifter till oss finns det risk att vi inte kommer att kunna ingå, administrera och hantera ett avtal med det företag du representerar eller fullgöra våra förpliktelser enligt lag, föreskrift eller spellicens.

Vi behandlar dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att fullgöra avtalet med företaget du representerar.

Ombudsportal

Vi kommer att behandla dina kontaktuppgifter samt identifieringsuppgifter för att ge tillgång till vår ombudsportal. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna administrera samt underlätta försäljningen för, samt fullgöra vårt avtal med, företaget du företräder. Detta betyder att vårt intresse av att behandla dina personuppgifter som representant för företaget går före ditt intresse av att skydda din personliga integritet.

Personuppgifter som vi behandlar för att kunna ge tillgång till ombudsportalen behandlas så länge du företräder företaget som Folkspel har en avtalsrelation med.

För marknadsföring och information

Vi behandlar dina kontaktuppgifter, ej personnummer, för att skicka marknadsföring och information om produkter som företaget du representerar kan sälja samt hur produkterna ska hanteras. Den lagliga grunden för vår behandling av dina personuppgifter är att behandlingen är nödvändig för vårt berättigade intresse att kunna marknadsföra och informera om våra produkter till företag som försäljer våra produkter. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för marknadsföringsändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.
Vi behandlar dina kontaktuppgifter för att skicka marknadsföring och information under tiden du representerar företaget och som längst i upp till ett år efter att vårt avtal med företaget du representerar har upphört.

För bokföring och andra rättsliga förpliktelser

Vi behandlar även dina personuppgifter för att fullgöra andra rättsliga förpliktelser som åligger oss, såsom för åtgärder under spellagstiftningen och spellicens meddelade med stöd av denna samt åtgärder för kundkännedom m.m. enligt penningtvättslagstiftningen. Dessa rättsliga förpliktelser utgör laglig grund för vår respektive personuppgiftsbehandling.
Personuppgifter som vi behandlar för att fullgöra våra förpliktelser enligt spellagstiftningen samt vår spellicens kommer att sparas under licensperioden, vilken är till och med den 30 september 2024 samt eventuellt även därefter. Personuppgifter som vi behandlar för bokföringsändamål kommer att behandlas i sju år från utgången av det kalenderår då det räkenskapsår till vilket aktuell transaktion hör avslutades. Personuppgifter som vi behandlar för att fullgöra våra förpliktelser enligt penningtvättlagstiftningen sparas i minst fem och max tio år från insamlandet.

För att kunna genomföra eventuella omstruktureringar

För att tillvarata Folkspels intressen vid eventuella rättsliga anspråk, förelägganden och myndighetsförfrågningar

Vi kan komma att behandla samtliga i denna integritetspolicy angivna personuppgifter när så är nödvändigt för att vi ska kunna agera mot otillbörliga ageranden hänförliga till spelombudet samt därutöver för att kunna säkerställa tillvaratagandet av våra rättigheter i förhållande till tredje part (dvs. framställa/försvara eventuella krav). Vi kan även komma att behandla samtliga i denna integritetspolicy angivna personuppgifter när det behövs för att kunna besvara och bemöta förelägganden och övriga myndighetsförfrågningar. Den lagliga grunden för vår behandling är att den är nödvändig för vårt berättigade intresse av att kunna tillvarata våra intressen vid eventuella rättsliga anspråk, förelägganden och myndighetsförfrågningar. Vårt intresse av att behandla dina personuppgifter för nämnda ändamål går före ditt eventuella intresse av att skydda din personliga integritet.

4. TILL VEM VI LÄMNAR VIDARE PERSONUPPGIFTERNA OCH VAR VI BEHANDLAR DEM GEOGRAFISKT

Dina personuppgifter kommer endast att behandlas av de personer hos oss som behöver behandla dina personuppgifter för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Vi kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part. Som exempel på tredje parter till vilka vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter kan nämnas samarbetspartners i samband med leveranser, tillsynsmyndighet för hantering av frågor kopplade till spellicens, myndigheter för att efterkomma förfrågningar, förelägganden eller beslut alternativt när så krävs för att tillvarata Folkspels intressen, advokatbyrå för hantering av juridiska frågor i vår verksamhet, revisionsbyrå för hantering av redovisnings- och revisionsfrågor samt andra ekonomiska frågor kopplade till vår verksamhet, verksamhetskonsulter för genomförande av specifika uppdrag etc. Dessa aktörer är självständigt ansvariga för sin behandling av dina personuppgifter.

Vi kommer att lämna ut dina personuppgifter till våra tjänsteleverantörer och samarbetspartners som behandlar personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden. Vi har avtal med våra personuppgiftsbiträden som säkerställer att de behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna integritetspolicy och våra instruktioner.

Vi kan även komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part för att tillåta en omstrukturering, fusion, förvärv eller en försäljning av alla, eller delar av, Folkspels tillgångar.

Folkspel behandlar, som huvudregel, dina personuppgifter endast inom EU och EES. Skulle personuppgifter behandlas utanför EU och EES, kommer Folkspel att vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att överföringen sker på ett lagligt sätt och att dina uppgifter fortsätter att vara skyddade av de mottagande parterna undanför EU/EES.

5. LAGRINGSTID

Vi behandlar bara personuppgifter så länge som det finns ett behov av att bevara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna lämnades eller samlades in för. Samma personuppgift kan lagras på flera olika ställen för flera olika ändamål. Detta kan innebära att en uppgift som har tagits bort ur ett system för att den inte längre är nödvändig där och för det ändamålet, kan finnas kvar i ett annat system för ett annat ändamål där personuppgiften fortfarande behövs. Se ovan under respektive ändamål i avsnitt 2.2 och 3.2 för mer specifik information om hur länge vi sparar personuppgifter.

Dina personuppgifter kan komma att sparas under längre tid än vad som anges ovan om det behövs för att följa rättsliga krav eller myndighetsbeslut.

6. DINA RÄTTIGHETER

När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter enligt lag. Observera att utövandet av dessa rättigheter är föremål för vissa krav och villkor som närmare anges i Dataskyddsförordningen.

Information, tillgång, rättelse och radering m.m.

Du har rätt att, utan kostnad, skriftligen begära att få information om vilka personuppgifter vi har registrerat om dig. Du kan när som helst begära rättelse av felaktiga uppgifter och du kan också ha rätt att be oss radera de personuppgifter vi har registrerade om dig, begära att behandlingen begränsas eller invända mot behandlingen samt begära att vi ger dig en kopia av dessa personuppgifter.

Om du inte har grund för din begäran eller din begäran är orimlig har vi rätt att vägra att gå din begäran till mötes alternativt ta ut en avgift som täcker de administrativa kostnader som din begäran medför.

Dataportabilitet

Vi behandlar endast personuppgifter för ändamål där den lagliga grunden är baserad på våra berättigade intressen samt för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser. Det innebär att du inte kan utöva någon rätt till dataportabilitet avseende de personuppgifter som vi behandlar om dig.

Invändningar

Du kan när som helst invända mot behandling av personuppgifter som grundar sig på våra berättigade intressen, t.ex. direktmarknadsföring. Vi får då inte längre behandla personuppgifterna såvida vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Kommunikation

Eventuell begäran skickar du till Folkspels Kundcenter.
Om du är missnöjd med hur vi behandlat dina personuppgifter ber vi att du kontaktar oss så att vi kan hjälpa dig med svar och reda ut eventuella missförstånd. Du har också rätt att ge in ett klagomål till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet.

7. KONTAKTUPPGIFTER

Vid frågor om denna integritetspolicy eller vid frågor angående Dataskyddsförordningen, vänligen kontakta
Folkspels Kundcenter Telefonnummer: 0771-440 440 E-postadress: kundcenter@folkspel.se

8. ÄNDRINGAR

Folkspel förbehåller sig rätten att ändra och uppdatera denna integritetspolicy. Vid materiella förändringar av integritetspolicyn, eller om befintliga personuppgifter ska behandlas på annat sätt än vad som anges i integritetspolicyn, kommer Folkspel att informera om sådana förändringar på lämpligt sätt.